Facturas electrónicas: Cómo tramitarlas y emitirlas

Desde noviembre del año pasado, la facturación electrónica en Ecuador es obligatoria. El Servicio de Rentas Internas (SRI) estableció que todos los contribuyentes, a excepción de personas naturales catalogadas como régimen RIMPE – Negocios Populares, deben acogerse a esta disposición. Pero de los al menos 2,7 millones de contribuyentes con Registro Único de Contribuyente (RUC) que hay en el país, apenas un 12 % cuenta con la facturación electrónica. 

“Solo quienes ganen menos de 20 mil dólares al año están exentos de las facturas electrónicas. Sin embargo, muchas empresas, tanto públicas como privadas, exigen la factura electrónica porque ese es el mecanismo de control que tienen de evitar fraudes”, explica a EXPRESO Lenín Mora, experto en contabilidad tributaria. Y es que facturar electrónicamente es un proceso personal, del que cada usuario debe encargarse y gracias a su existencia, dice Mora, “se ahorra tiempo y papeleo, aunque sin internet, el proceso no es posible”, añade.

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¿Cómo obtener estas facturas? En sus plataformas informativas, el SRI explica paso a paso cómo lograrlo y Mora lo reitera. Antes de iniciar el proceso, enfatiza el contador, los ciudadanos necesita tener una clave de acceso al SRI en Línea y estar al día en sus obligaciones. Con la clave en mano, los usuarios primero deben adquirir una firma electrónica que se genera con el número de RUC o cédula (ver nota adjunta).

Con la clave en mano, los usuarios primero deben adquirir una firma electrónica que se genera con el número de RUC o cédula (ver nota adjunta). “Este requisito es fundamental”, añade el experto.

Luego de adquirir la firma, los contribuyentes tiene la obligación de hacer dos solicitudes al SRI (una de prueba y otra formal) para contar con autorización de emitir las facturas. Una vez obtenida la aprobación de la solicitud, ya se podrán emitir las facturas, utilizando el sistema de Facturación Único Gratuito del SRI. 

Para hacer uso de este facturador, primero los usuarios tienen que entrar a www.sri.gob.ec y dar clic en ‘Facturador’. Podrán ingresar su cédula y clave (que es la misma que se utiliza en SRI en Línea para hacer las declaraciones). Aparecerá en la pantalla un acuerdo de uso, al que se tiene que dar aceptar. Luego ir a la opción ‘Configuración’; seleccionar ‘Perfil y Firma’. Ahí se tiene la opción de ubicar el logotipo del negocio que se puede exportar desde la computadora.

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Luego se selecciona el tipo de firma a utilizar, que es tipo archivo. Colocar una vez más la clave y concretar la carga del archivo y ‘Guardar’. El segundo paso es cargar los productos que el usuario vende o los servicios que presta. Para ello, se va al menú ‘Configuraciones’. Habrá dos opciones para crear los productos: de manera individual o masiva. 

Seleccionando individual, se le asigna un código, el nombre del producto, el precio unitario, se selecciona la tarifa de IVA del producto y luego dar clic en guardar. Para la carga masiva, se selecciona una planilla previamente llenada. Una vez cargado los productos, los usuarios se dirigen a la opción ‘Emisión’ y seleccionar ‘factura’.

Luego llenar los datos. Colocar el número de identificación del cliente y dar clic en ‘Buscar’, para que aparezcan los datos de manera automática. Hecho esto, es preciso que se seleccione el producto que se facturará. En el campo inferior del portal que se muestran en la pantalla, se digital el código y nombre del producto. Más abajo se selecciona la forma de pago del cliente.

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Una vez verificada que la información sea la correcta, se da clic en ‘Firmar y enviar’. Ubicar una vez más la clave de la firma electrónica y dar clic en enviar. La factura llega de forma automática al correo electrónico del cliente. “Si un negocio o una persona factura bastante, aun pudiendo emitir solo con notas de ventas físicas, le conviene más la facturación electrónica, porque en ella no hay límite de facturación”, recomienda Mora.

EL USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA

Para solicitar al SRI o tener la autorización de emitir las facturas, existen dos tipos de solicitudes por hacer: la ‘Prueba’ y ‘Producción’. En la primera el usuario debe ingresar a www.sri.gob.ec, dar clic en el ícono SRI en Línea, seleccionar del menú ‘Facturación electrónica’ y del submenú ‘Pruebas’ y luego ‘Autorización’. 

Ubicar RUC y contraseña e ‘Ingresar’. Luego dar clic en ‘Solicitud de emisión’, en ‘Siguiente’ y de esa manera se generará un PDF completo indicando la aprobación o rechazo de la solicitud.

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